概要
ドキュメント配布機能で従業員へ直接届く
近年ワーク・ライフ・バランスや有能・多様な人材の確保、生産性の向上の観点から、テレワークなどの柔軟な働き方が増加する中、給与・賞与明細、源泉徴収票、社会保険改定通知書等の帳票の手渡しは課題も多く、非効率となっている状況が見受けられます。また、昨年から新型コロナウイルス感染症拡大の影響から非常災害時の事業継続やコスト削減の意識が高まっていること、可能な限り社員間の接触リスクを減らしていく観点からもクラウドサービス、テレワークへの移行が加速しています。
京葉システムではそのような社会の変化を受け、弊社の「人事情報システム・労務管理システム：チームワークス（TeamWorks）」や「給与計算システム：ペイワークス（PayWorks）」から各種帳票を従業員個人へ電子配布する「ドキュメント配布サービス（Web給与明細）：エックスワークスレポートトレイ（x/Works Report Tray）」を提供しております。
「ドキュメント配布サービス（Web給与明細）」は、従業員へ配布される給与明細、賞与明細、源泉徴収票、社会保険改定通知書、各種辞令・通知書、任意帳票（フリーフォーマット）を電子化し、個人のパソコン・スマートフォン・タブレットへセキュア状態で電子配布し、印刷・仕分け・配布（手渡し）を作業廃止し、用紙代やプリンタインクなどの削減効果がすぐに実現されます。統合人事管理システム：x/Worksをご利用のお客様は、オンプレ／クラウド問わずご利用いただけるサービスであり、本サービスのご利用にあたり、特別なインフラの構築も不要で、従業員の皆さんへセキュアな環境をご提供できます。
さらには、労働契約通知書、辞令など対応帳票が 統合人事管理システム：x/Works各製品内で、随時追加中です。
法令対応
2019年4月より、労働基準法施行規則の改正に伴い、労働条件通知書の電子化提供が可能となりました。
＜電子化3要件＞
・「労働者が希望した」こと
→電子配布には従業員の同意が必要になります
★ドキュメント配布サービスでは、接続時に同意書の内容を確認いただき、同意後にご利用いただけます。同意書の内容は、ユーザー様ごとに設定が可能です。
・「受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信」によること
→誰でも閲覧できるような場所に保管するのではなく、本人のみが閲覧できるように送信する必要があります
★初回接続時に生年月日や住民票住所の郵便番号等の人事情報で個人認証し、メールアドレスを入力して仮ユーザー登録を行います。入力したアドレスに本登録依頼のご連絡が届き、パスワード設定等を行うことで、ご本人が安心してご利用いただけます。
・「労働者が当該電子メール等の記録を出力することにより書面を作成」できること
→紙にプリントアウトできるものである必要があり、印刷を前提としないツールを用いた送信は要件を満たさない可能性があります
★ドキュメント配布サービスは全てのデータがPDF形式のため、本人がダウンロードし、プリントアウトすることが可能です。